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Leistungen und Kompetenzen –
Praktisches Beispiel Software Lizenz- und Vertragsmanagement |
Situation - Einer Ihrer Software-Hersteller kündigt ein Audit der Nutzung seiner Software in Ihrem Unternehmen an.
- Ihnen liegen die erforderlichen detaillierten Daten über die gekauften Lizenzen, die im gesamten Unternehmen genutzten und digeplanten Lizenanforderungen nicht vollständig vor.
- Sie möchten Nachkäufe, eine Unter-/ oder Überdeckung mit Lizenzen und Compliance Verstöße vermeiden.
Herausforderung: "Getting Compliant and Right Sized" im Bereich Lizenz- und Vertragsmanagement- Die Lizenzanforderungen (z.B. nach TCO, Business Case) und Lizenzmodellen (Abgleich Kauf – Einsatz im Unternehmen – geplanter Einsatz) sind in Zusammenarbeit mit dem Business, der Rechtsabteilung und dem Finanzbereich zu klären
- Ein internes Audit ist durchzuführen und ein externes Audit soll vorbereitet werden
- Nachforderungen, -verhandlungen sowie Nachbeschaffungen von Lizenzen sollen vermieden werden.
- Ein permanentes unternehmensweiten Lizenzmanagement soll aufgebaut werden.
Unsere Lösung zur nachhaltigen Steigerung des IT Wertes im Unternehmen - Entwicklung und Umsetzung einer modernen Vision des IT Lizenz- und Vertragsmanagents mit dem Ziel: Kaufmännische, rechtliche und inhaltliche Optimierung der Bezugskosten und des Einsatzes von Software Lizenzen sowie ein regelmäßiges Softwarelizenz-Controlling
- Evaluation von Anforderungen (z.B. nach TCO, Business Case) und Lizenzmodellen zur Nutzung von Synergien im globalen Einkauf und Standardisierung von Bestellungen
- Ermitteln der besten kaufmännischen Lösung (Kaufen, Mieten, Leasen) in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung durch Einsatz der dynamischen Investitionsrechnung (Barwertmethode, Net Present Value).
- Standardisierung des Stammdatenmanagements (z.B. Anlage von Nutzern gemäß den im Vertrag hinterlegten Lizenzmodellen) im Bereich Softwarelizenzen
- Ggf. Durchführung von Ausschreibungen und Benchmarks zur Erzielung der besten Marktpreise und Services für den Kauf der Lizenzen, Application und Hosting Support
- Unterstützung bei Nachverhandlungen z.B. mit SAP, Oracle, Adobe, JDA, Microsoft etc. zur Optimierung der finanzieller Ausgaben bei gleichzeitiger Absicherung der Risiken
- Konzeptionierung und Umsetzung des IT Lizenz- und Vertragsmanagements im Unternehmen
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